Section 7 of ITA, 2000 : ਸੈਕਸ਼ਨ 7: ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਰੱਖਿਆ
The Information Technology Act 2000
Summary
ਇਹ ਸੈਕਸ਼ਨ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਕਾਨੂੰਨ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਰਿਕਾਰਡ ਜਾਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਸਮੇਂ ਲਈ ਰੱਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕੁਝ ਸ਼ਰਤਾਂ ਪੂਰੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਜਾਣਕਾਰੀ ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਅਤੇ ਵਰਤਣਯੋਗ ਰਹੇ; ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਉਸ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਉਹ ਮੂਲ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬਣਾਇਆ, ਭੇਜਿਆ ਜਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ; ਅਤੇ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਉਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣ ਜਿੰਨਾਂ ਨਾਲ ਮੂਲ, ਮੰਜ਼ਿਲ, ਤਰੀਕ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਹੋ ਸਕੇ। ਇਹ ਧਾਰਾ ਉਸ ਸਥਿਤੀ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਕਾਨੂੰਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਲਈ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ।
JavaScript did not load properly
Some content might be missing or broken. Please try disabling content blockers or use a different browser like Chrome, Safari or Firefox.
Explanation using Example
ਆਓ 'ਮਾਹਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਐਕਟ, 2000' ਦੇ ਸੈਕਸ਼ਨ 7 ਦੀ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਝ ਲਈ ਇੱਕ ਕਲਪਨਾਤਮਕ ਹਾਲਾਤ ਨੂੰ ਸਮਝੀਏ। ਕਲਪਨਾ ਕਰੋ ਕਿ 'XYZ ਕਾਰਪ.' ਨਾਮਕ ਇੱਕ ਕੰਪਨੀ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਕਾਨੂੰਨ ਦੁਆਰਾ ਆਪਣੇ ਸਾਰੇ ਵਿੱਤੀ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ 7 ਸਾਲਾਂ ਲਈ ਰੱਖਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਰਵਾਇਤੀ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਇਹ ਰਿਕਾਰਡ ਕਾਗਜ਼ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖੇ ਜਾਂਦੇ ਸਨ। ਪਰ ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਵਿੱਚ ਉਨਤੀਆਂ ਦੇ ਨਾਲ, 'XYZ ਕਾਰਪ.' ਨੇ ਕਾਗਜ਼-ਮੁਕਤ ਹੋਣ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕੀਤਾ ਅਤੇ ਇਹ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਦਿੱਤਾ।
ਸੈਕਸ਼ਨ 7 ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ, ਇਹ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਹੈ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਦੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਲੋੜ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜੇਕਰ:
- ਵਿੱਤੀ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਦੇ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰਿਕਾਰਡ ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਸੰਦਰਭ ਲਈ ਵਰਤਣਯੋਗ ਹਨ (ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, ਵਿੱਤੀ ਆਡਿਟ ਦੌਰਾਨ)।
- ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰਿਕਾਰਡ ਉਸ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਰੱਖੇ ਗਏ ਹਨ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇਹ ਮੂਲ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਗਏ, ਭੇਜੇ ਜਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੇ ਗਏ (ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, ਜੇਕਰ ਰਿਕਾਰਡ ਮੂਲ ਤੌਰ 'ਤੇ ਐਕਸਲ ਫਾਇਲਾਂ ਵਜੋਂ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਗਏ ਸਨ, ਤਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਜਾਂ ਉਸ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਮੂਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸਹੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੋਵੇ)।
- ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਹਨ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਮੂਲ, ਮੰਜ਼ਿਲ, ਤਰੀਕ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰੇਰਣ ਜਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਦੀ ਪਛਾਣ ਵਿੱਚ ਸਹੂਲਤ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ (ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, ਰਿਕਾਰਡ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਵਿੱਤੀ ਰਿਕਾਰਡ ਕਿਹੜੇ ਵਿਭਾਗ ਤੋਂ ਮੂਲਤੋਰ 'ਤੇ ਭੇਜੇ ਗਏ ਹਨ, ਕਿਹੜੇ ਵਿਭਾਗ ਨੂੰ ਭੇਜੇ ਗਏ ਹਨ, ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਭੇਜੇ ਗਏ ਹਨ)।
ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ, ਇਹ ਕਾਨੂੰਨ ਉਸ ਸਥਿਤੀ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ ਜੇ ਕੋਈ ਹੋਰ ਕਾਨੂੰਨ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਰਿਕਾਰਡ ਜਾਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਲਈ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ।