Section 7 of ITA, 2000 : अनुभाग 7: इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों का संरक्षण

The Information Technology Act 2000

Summary

यह अनुभाग बताता है कि यदि कोई कानून दस्तावेज़ों, अभिलेखों, या जानकारी को एक विशेष अवधि के लिए संरक्षित करने की आवश्यकता करता है, तो आप उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप में कागज के बजाय संरक्षित कर सकते हैं, बशर्ते निम्नलिखित शर्तें पूरी हों:

जानकारी सुलभ हो और उपयोग योग्य स्थिति में हो।
इलेक्ट्रॉनिक संस्करण उसी प्रारूप में संरक्षित हो जिसमें इसे मूल रूप से बनाया, भेजा या प्राप्त किया गया था।
इलेक्ट्रॉनिक अभिलेख में महत्वपूर्ण विवरण शामिल हों जैसे कि किसने भेजा, किसने प्राप्त किया, और कब भेजा और प्राप्त किया गया। हालाँकि, यह केवल भेजने या प्राप्त करने के लिए बनाई गई जानकारी पर लागू नहीं होता है।

यह अनुभाग लागू नहीं होता अगर कोई विशेष कानून दस्तावेज़ों, अभिलेखों, या जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों के रूप में संरक्षित करने के लिए कहता है।

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Explanation using Example

अनुभाग 7 के आवेदन को समझने के लिए एक काल्पनिक परिदृश्य पर विचार करें। मान लीजिए एक कंपनी 'XYZ कॉर्प.' को कानून द्वारा यह आवश्यक किया गया है कि वह अपने सभी वित्तीय अभिलेखों को 7 वर्षों की अवधि के लिए संरक्षित रखे। पारंपरिक रूप से, ये अभिलेख कागज के रूप में संरक्षित किए जाते थे। हालांकि, प्रौद्योगिकी में उन्नति के साथ, 'XYZ कॉर्प.' ने कागज रहित होने का निर्णय लिया और इन अभिलेखों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संरक्षित करना शुरू कर दिया।

अनुभाग 7 के अनुसार, यह पूरी तरह से कानूनी है और अभिलेख संरक्षण की कानूनी आवश्यकता को पूरा करता है, बशर्ते कि:

वित्तीय लेनदेन के इलेक्ट्रॉनिक अभिलेख सुलभ और भविष्य के संदर्भ के लिए उपयोग योग्य हों (उदाहरण के लिए, वित्तीय ऑडिट के दौरान)।
इलेक्ट्रॉनिक अभिलेख उसी प्रारूप में संरक्षित किए गए हों जिसमें उन्हें मूल रूप से उत्पन्न, भेजा या प्राप्त किया गया था (उदाहरण के लिए, यदि अभिलेख मूल रूप से एक्सेल फ़ाइलों के रूप में बनाए गए थे, तो उन्हें उसी रूप में या ऐसे प्रारूप में संरक्षित किया जाना चाहिए जो मूल जानकारी को सटीक रूप से प्रदर्शित कर सके)।
इलेक्ट्रॉनिक अभिलेख में ऐसे विवरण शामिल हों जो उनकी उत्पत्ति, गंतव्य, प्रेषण या प्राप्ति की तिथि और समय की पहचान को सरल बनाते हों (उदाहरण के लिए, अभिलेख दिखाते हैं कि वित्तीय अभिलेख किस विभाग से उत्पन्न हुआ, किसे भेजा गया, और कब)।

ध्यान दें कि, यह कानून लागू नहीं होता है यदि कोई अन्य कानून स्पष्ट रूप से दस्तावेज़ों, अभिलेखों या जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखों के रूप में संरक्षित करने का प्रावधान करता हो।