Section 118 of CA 2013 : విభాగం 118: సాధారణ సమావేశం, డైరెక్టర్ల బోర్డ్ సమావేశం మరియు ఇతర సమావేశాలనూ పోస్టల్ బ్యాలెట్ ద్వారా ఆమోదించిన తీర్మానాల యొక్క వివరణ

Summary

ఈ విభాగం ప్రకారం, ప్రతి కంపెనీ సమావేశాలకు సంబంధించి వివరణలను తయారు చేసి, 30 రోజుల్లో క్రమంగా సంఖ్యలతో పేజీలు కలిగిన పుస్తకంలో ఉంచాలి. వివరణలు సమావేశంలో జరిగిన విషయాల సరైన సారాంశం కలిగి ఉండాలి. డైరెక్టర్ల బోర్డు సమావేశాలకు, డైరెక్టర్ల పేర్లు మరియు నిర్ణయాలకు విభిన్నంగా ఉన్న వారి పేర్లు కూడా చేర్చాలి. చైర్మన్ వివరణలో చేర్చాల్సిన విషయాలను నిర్ణయించడానికి స్వతంత్రత కలిగి ఉంటారు. నిబంధనలు పాటించకపోతే కంపెనీ మరియు అధికారులకు జరిమానాలు విధించబడతాయి.

Explanation using Example

ఒక ఉదాహరణగా, ABC ప్రైవేట్ లిమిటెడ్, 2023 ఏప్రిల్ 1న వార్షిక సాధారణ సమావేశం (AGM) నిర్వహిస్తుంది. ఈ సమావేశం లో, షేరుదారులు కొత్త డైరెక్టర్ నియామకం మరియు కొత్త డివిడెండ్ విధానాన్ని ఆమోదించడం వంటి పలు ముఖ్యమైన తీర్మానాలపై ఓటు వేస్తారు.

AGM తరువాత, కంపెనీ కార్యదర్శి సమావేశం యొక్క వివరణను తయారు చేయడానికి బాధ్యత వహిస్తారు. 2023 ఏప్రిల్ 30 నాటికి, కంపెనీ కార్యదర్శి వివరణను పూర్తి చేస్తారు, దీనిలో చర్చల సారాంశం, ఆమోదించిన తీర్మానాలు, మరియు ప్రతి తీర్మానానికి అనుకూలంగా మరియు వ్యతిరేకంగా ఓటు వేసిన షేరుదారుల పేర్లు ఉంటాయి. వివరణలో సమావేశానికి హాజరైన డైరెక్టర్ల పేర్లు మరియు సమావేశంలో నియమించబడిన కొత్త డైరెక్టర్ ప్రత్యేకంగా పేర్కొంటారు.

వివరణలు క్రమంగా పేజీలుగా ఉన్న మినిట్స్ పుస్తకంలో నమోదు చేయబడతాయి. తదుపరి డైరెక్టర్ల బోర్డ్ సమావేశంలో, చైర్మన్ వివరణలను పునఃసమీక్షిస్తారు మరియు బోర్డ్ సభ్యుడి పట్ల అవమానకరమైన షేరుదారుడి వ్యాఖ్యను, అది సమావేశం యొక్క ప్రక్రియలకు సంబంధంలేనిదిగా మరియు వ్యక్తిగత ప్రతిష్టకు హానికరంగా ఉండడం వలన, తొలగించడానికి నిర్ణయిస్తారు.

తుది వివరణలు AGM యొక్క చట్టపరమైన రికార్డ్ గా పనిచేస్తాయి మరియు సమావేశం సమయంలో తీసుకున్న నిర్ణయాల గురించి ఏవైనా వివాదాలు ఏర్పడినప్పుడు సాక్ష్యంగా ఉపయోగించవచ్చు. కంపెనీ, సెక్షన్ 118 ఆఫ్ కంపెనీస్ చట్టం, 2013 ప్రకారం అవసరమైన సమాచారం చేర్చకుండా, వివరణలు బయటకు ప్రచారం చేయకూడదు, తద్వారా ఏవైనా జరిమానాలు నివారించబడతాయి.