Section 118 of CA 2013 : ਧਾਰਾ 118: ਆਮ ਮੀਟਿੰਗ, ਡਾਇਰੈਕਟਰ ਮੰਡਲ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਅਤੇ ਹੋਰ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੇ ਮਿਨਟ ਅਤੇ ਡਾਕ ਰਾਏ ਮਤਦਾਨ ਦੁਆਰਾ ਪਾਸ ਕੀਤੇ ਪ੍ਰਸਤਾਵ
The Companies Act 2013
Summary
ਇਸ ਧਾਰਾ ਦੇ ਅਧੀਨ, ਹਰ ਕੰਪਨੀ ਨੂੰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਜਨਰਲ ਮੀਟਿੰਗ, ਡਾਇਰੈਕਟਰ ਮੰਡਲ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਅਤੇ ਡਾਕ ਰਾਏ ਮਤਦਾਨ ਦੁਆਰਾ ਪਾਸ ਕੀਤੇ ਪ੍ਰਸਤਾਵਾਂ ਦੀ ਕਾਰਵਾਈ ਦੇ ਮਿਨਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨੇ ਅਤੇ ਸੰਭਾਲਣੇ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ। ਮਿਨਟਾਂ ਵਿੱਚ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਕੀਤੀ ਗਈਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਨਿਯੁਕਤੀਆਂ, ਹਾਜ਼ਰ ਡਾਇਰੈਕਟਰਾਂ ਦੇ ਨਾਮ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਤਿਜਨਮਾਂ ਦੇ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ ਵਿਰੋਧੀ ਡਾਇਰੈਕਟਰਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਚੇਅਰਮੈਨ ਨੂੰ ਮਿਨਟਾਂ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਵੀ ਅਸੰਗਤ ਜਾਂ ਹਾਨਿਕਾਰਕ ਮਾਮਲੇ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਨਾ ਕਰਨ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ਹੈ। ਮਿਨਟਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਰੱਖਣ 'ਤੇ ਉਹ ਕਾਨੂੰਨੀ ਸਬੂਤ ਵਜੋਂ ਮੰਨੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਪਾਲਣਾ ਨਾ ਕਰਨ 'ਤੇ ਕੰਪਨੀ ਅਤੇ ਡਿਫਾਲਟ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਅਧਿਕਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਜੁਰਮਾਨਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
JavaScript did not load properly
Some content might be missing or broken. Please try disabling content blockers or use a different browser like Chrome, Safari or Firefox.
Explanation using Example
ਕਲਪਨਾ ਕਰੋ ਕਿ ABC ਪ੍ਰਾਈਵੇਟ ਲਿਮਿਟਡ 1 ਅਪ੍ਰੈਲ, 2023 ਨੂੰ ਸਾਲਾਨਾ ਜਨਰਲ ਮੀਟਿੰਗ (AGM) ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਮੀਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ, ਸ਼ੇਅਰਹੋਲਡਰ ਕਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਪ੍ਰਸਤਾਵਾਂ 'ਤੇ ਵੋਟ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਨਵੇਂ ਡਾਇਰੈਕਟਰ ਦੀ ਨਿਯੁਕਤੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਨਵੀਂ ਡਿਵਿਡੈਂਡ ਨੀਤੀ ਦਾ ਅਪਣਾਉਣਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।
AGM ਦੇ ਬਾਅਦ, ਕੰਪਨੀ ਸੈਕਰਟਰੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿਨਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ। 30 ਅਪ੍ਰੈਲ, 2023 ਤੱਕ, ਕੰਪਨੀ ਸੈਕਰਟਰੀ ਮਿਨਟਾਂ ਪੂਰੀ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਚਰਚਾਵਾਂ ਦਾ ਸੰਖੇਪ, ਪਾਸ ਕੀਤੇ ਪ੍ਰਤਿਜਨਮ, ਅਤੇ ਹਰ ਪ੍ਰਤਿਜਨਮ ਲਈ ਵੋਟ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਅਤੇ ਵਿਰੋਧ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਸ਼ੇਅਰਹੋਲਡਰਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਮਿਨਟਾਂ ਵਿੱਚ ਹਾਜ਼ਰ ਸਾਰੇ ਡਾਇਰੈਕਟਰਾਂ ਦੇ ਨਾਮ ਵੀ ਦਰਜ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮੀਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਨਵੇਂ ਡਾਇਰੈਕਟਰ ਦੀ ਨਿਯੁਕਤੀ ਦਾ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਫਿਰ ਮਿਨਟਾਂ ਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਪੰਨਿਆਂ ਵਾਲੀ ਮਿਨਟ ਬੁੱਕ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਅਗਲੀ ਡਾਇਰੈਕਟਰ ਮੰਡਲ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ, ਚੇਅਰਮੈਨ ਮਿਨਟਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਸ਼ੇਅਰਹੋਲਡਰ ਦੀ ਟਿੱਪਣੀ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਕਿ ਕਿਸੇ ਬੋਰਡ ਮੈਂਬਰ ਲਈ ਬਦਨਾਮ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਸੀ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਸੰਗਤ ਨਹੀਂ ਹੈ ਅਤੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਸ਼ਖਸੀਅਤ ਲਈ ਹਾਨਿਕਾਰਕ ਹੈ।
ਅੰਤਮ ਮਿਨਟ AGM ਦਾ ਕਾਨੂੰਨੀ ਰਿਕਾਰਡ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਜੇਕਰ ਮੀਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਕੀਤੇ ਗਏ ਫੈਸਲਿਆਂ ਸੰਬੰਧੀ ਕੋਈ ਵਿਵਾਦ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਸਬੂਤ ਵਜੋਂ ਵਰਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਕੰਪਨੀ ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਮਿਨਟਾਂ ਨੂੰ ਬਾਹਰ ਨਹੀਂ ਵੰਡਿਆ ਜਾਂਦਾ ਜਦੋਂ ਤਕ ਕਿ ਸਾਰੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਜਾਣਕਾਰੀ Section 118 of The Companies Act, 2013 ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸ਼ਾਮਲ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ, ਤਾਂ ਕਿ ਕੋਈ ਜੁਰਮਾਨਾ ਨਾ ਹੋਵੇ।