Section 118 of CA 2013 : धारा 118: साधारण बैठक, निदेशक मंडल की बैठक और अन्य बैठक की कार्यवाहियों का विवरण तथा डाक मत द्वारा पारित प्रस्ताव
The Companies Act 2013
Summary
धारा 118 के अनुसार, कंपनियों को सभी शेयरधारक या ऋणदाता बैठकों, डाक मत द्वारा किए गए निर्णयों और बोर्ड या समिति बैठकों की कार्यवाहियों का विवरण तैयार और संग्रहीत करना चाहिए। यह विवरण 30 दिनों के भीतर तैयार होना चाहिए। कार्यवाहियों में बैठक में हुई चर्चाओं का सही सारांश होना चाहिए और अध्यक्ष का विवेक होगा कि क्या शामिल किया जाए। सही ढंग से रखी गई कार्यवाहियाँ कानूनी प्रमाण मानी जाती हैं। नियमों का पालन न करने पर जुर्माना लगाया जा सकता है, और यदि कोई व्यक्ति कार्यवाहियों में छेड़छाड़ करता है, तो उसे जेल और जुर्माने का सामना करना पड़ सकता है।
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Explanation using Example
कल्पना करें कि ABC प्राइवेट लिमिटेड ने 1 अप्रैल, 2023 को वार्षिक आम बैठक (AGM) आयोजित की है। इस बैठक के दौरान, शेयरधारकों ने कई महत्वपूर्ण प्रस्तावों पर मतदान किया, जिसमें एक नए निदेशक की नियुक्ति और नई लाभांश नीति का अपनाना शामिल है।
AGM के बाद, कंपनी सचिव बैठक की कार्यवाहियों का मसौदा तैयार करने के लिए जिम्मेदार होता है। 30 अप्रैल, 2023 तक, कंपनी सचिव कार्यवाहियों को पूरा करता है, जिसमें चर्चाओं का सारांश, पारित प्रस्ताव और प्रत्येक प्रस्ताव के पक्ष और विपक्ष में मतदान करने वाले शेयरधारकों के नाम शामिल होते हैं। कार्यवाहियों में बैठक के दौरान नियुक्त किए गए नए निदेशक का विशेष रूप से उल्लेख किया गया है।
फिर कार्यवाहियों को क्रमिक रूप से पृष्ठांकित मिनट बुक में दर्ज किया जाता है। अगले निदेशक मंडल की बैठक के दौरान, अध्यक्ष कार्यवाहियों की समीक्षा करता है और यह निर्णय लेता है कि एक शेयरधारक की टिप्पणी, जो एक बोर्ड सदस्य के प्रति अपमानजनक थी, उसे शामिल न किया जाए, क्योंकि यह बैठक की कार्यवाहियों के लिए अप्रासंगिक है और व्यक्ति की प्रतिष्ठा के लिए हानिकारक है।
अंतिम कार्यवाहियाँ AGM की कानूनी रिकॉर्ड के रूप में काम करती हैं और बैठक के दौरान किए गए निर्णयों के संबंध में कोई भी विवाद उत्पन्न होने पर सबूत के रूप में उपयोग की जा सकती हैं। कंपनी सुनिश्चित करती है कि कार्यवाहियाँ बाहर प्रसारित न हों बिना सभी आवश्यक जानकारी को शामिल किए हुए, जैसा कि कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 118 के अनुसार आवश्यक है, ताकि किसी भी दंड से बचा जा सके।