Section 118 of CA 2013 : કલમ 118: સામાન્ય સભાની કાર્યવાહીનો મિનિટ, બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સની બેઠક અને અન્ય સભાઓ અને પોસ્ટલ બેલેટ દ્વારા પસાર કરેલી ઠરાવ

Summary

કંપનીઓએ શેરધારકોની, કર્જદારોની અને બોર્ડની બેઠકની કાર્યવાહીનો મિનિટ 30 દિવસમાં તૈયાર અને સાચવો. મિનિટમાં બેઠકની ચર્ચાનો ન્યાયસંગત સારાંશ અને નિમણુંકોનો સમાવેશ કરવો. બોર્ડની બેઠકમાં ડિરેક્ટરોના નામ અને અસહમત ડિરેક્ટરોનો ઉલ્લેખ કરવો. ચેરમેન મિનિટમાં દુષ્ય, અસંગત અથવા કંપનીના હિતને નુકસાન પહોંચાડતી બાબતોનો સમાવેશ ન કરે. મિનિટ કાનૂની પુરાવા છે, અને યોગ્ય રીતે રાખવામાં આવે તો તેના આધારે બેઠક માન્ય છે. કંપનીઓએ મિનિટ રાખવા માટે નક્કી કરેલ ધોરણોનું પાલન કરવું જોઈએ. ઉલ્લંઘન માટે 25,000 રૂપિયાની શસ્તિ અને દસ્તાવેજોને બદલી કરવા પર કેદ અને દંડ છે.

Explanation using Example

કલ્પના કરો કે ABC પ્રા. લિ. એ 1 એપ્રિલ, 2023ના રોજ વાર્ષિક સામાન્ય સભા (AGM) યોજી હતી. આ બેઠક દરમિયાન, શેરધારકો ઘણા મહત્વપૂર્ણ ઠરાવ, જેમાં નવા ડિરેક્ટરની નિમણૂંક અને નવા ડિવિડન્ડ નીતિનો અપનાવ કરેલ છે.

AGM પછી, કંપની સચિવ બેઠકના મિનિટ તૈયાર કરવાનો જવાબદાર છે. 30 એપ્રિલ, 2023 સુધીમાં, કંપની સચિવ મિનિટ પૂર્ણ કરે છે, જેમાં ચર્ચાનો સારાંશ, પસાર કરેલ ઠરાવ અને દરેક ઠરાવ માટે મત આપનાર અને વિરોધ કરનાર શેરધારકોના નામનો સમાવેશ થાય છે. મિનિટમાં તમામ હાજર ડિરેક્ટરોના નામ પણ સૂચવવામાં આવે છે અને ખાસ કરીને બેઠકમાં નિયુક્ત કરેલ નવા ડિરેક્ટરનો ઉલ્લેખ કરવો જોઈએ.

મિનિટ પછી સતત પાનાં ધરાવતાં મિનિટ બુકમાં દાખલ કરવામાં આવે છે. બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સની આગામી બેઠકમાં, ચેરમેન મિનિટની સમીક્ષા કરે છે અને શેરધારકની ટિપ્પણીને બહાર રાખવાનું નક્કી કરે છે જે બોર્ડ સભ્યના પ્રતિષ્ઠાને નુકસાન પહોંચાડે છે, કારણ કે તે બેઠકની કાર્યવાહી સાથે સંબંધિત નથી અને વ્યક્તિની પ્રતિષ્ઠાને નુકસાન પહોંચાડે છે.

અંતિમ મિનિટ AGMનો કાનૂની રેકોર્ડ તરીકે સેવા આપે છે અને જો કોઈ વિવાદ ઉદભવે તો તે બેઠકમાં કરવામાં આવેલ નિર્ણયો અંગે પુરાવા તરીકે ઉપયોગ કરી શકાય છે. કંપની એ સુનિશ્ચિત કરે છે કે મિનિટ બહાર ન જતી હોય ત્યાં સુધી કલમ 118 મુજબ જરૂરી તમામ માહિતીનો સમાવેશ થાય છે, જેથી કોઈ શસ્તિ ટાળવામાં આવે.