Section 118 of CA 2013 : ধারা ১১৮: সাধারণ সভার কার্যবিবরণী, পরিচালনা পর্ষদের সভা এবং অন্যান্য সভা ও ডাক ব্যালট দ্বারা গৃহীত প্রস্তাব

Summary

ধারা ১১৮ অনুযায়ী, প্রতিটি কোম্পানিকে শেয়ারহোল্ডার বা ঋণদাতাদের সকল সাধারণ সভা, ডাক ব্যালটে গৃহীত প্রস্তাব এবং পরিচালনা পর্ষদ বা কমিটির সকল সভার কার্যবিবরণী প্রস্তুত করতে হবে এবং তা সংশ্লিষ্ট সভার ৩০ দিনের মধ্যে সংরক্ষণ করতে হবে। কার্যবিবরণীতে সভার একটি সঠিক ও নির্ভুল সংক্ষিপ্তসার থাকতে হবে এবং পরিচালকদের উপস্থিতির নাম অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। সভাপতির বিবেচনার ভিত্তিতে কিছু বিষয় কার্যবিবরণীতে অন্তর্ভুক্ত করা নাও হতে পারে। সঠিকভাবে রক্ষিত কার্যবিবরণী আইনি প্রমাণ হিসাবে গণ্য হবে। নিয়ম লঙ্ঘন করলে জরিমানা ও শাস্তির ব্যবস্থা রয়েছে।

Explanation using Example

ধরা যাক, ABC প্রাইভেট লিমিটেড ১ এপ্রিল, ২০২৩ তারিখে একটি বার্ষিক সাধারণ সভা (AGM) আয়োজন করে। এই সভায়, শেয়ারহোল্ডাররা একটি নতুন পরিচালকের নিয়োগ এবং একটি নতুন লভ্যাংশ নীতি গ্রহণ সহ বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ প্রস্তাবের উপর ভোট দেন।

AGM এর পরে, কোম্পানি সচিব সভার কার্যবিবরণী তৈরির দায়িত্ব পান। ৩০ এপ্রিল, ২০২৩ তারিখের মধ্যে, কোম্পানি সচিব কার্যবিবরণী সম্পন্ন করেন, যেখানে আলোচনার সংক্ষিপ্তসার, গৃহীত প্রস্তাব এবং প্রতিটি প্রস্তাবের পক্ষে ও বিপক্ষে ভোট দেওয়া শেয়ারহোল্ডারদের নাম অন্তর্ভুক্ত থাকে। কার্যবিবরণীতে উপস্থিত সমস্ত পরিচালকদের নামও তালিকাভুক্ত করা হয় এবং সভায় নিযুক্ত নতুন পরিচালকের নাম বিশেষভাবে উল্লেখ করা হয়।

এরপর কার্যবিবরণী ধারাবাহিকভাবে পৃষ্ঠাঙ্কিত একটি মিনিট বইয়ে প্রবেশ করা হয়। পরবর্তী পরিচালনা পর্ষদের সভার সময়, চেয়ারম্যান কার্যবিবরণী পর্যালোচনা করেন এবং একজন শেয়ারহোল্ডারের মন্তব্য যা একটি পরিচালকের প্রতি অসম্মানজনক ছিল তা বাদ দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেন, কারণ এটি সভার কার্যপ্রণালীর সাথে প্রাসঙ্গিক নয় এবং ব্যক্তির মর্যাদার প্রতি ক্ষতিকর।

অনুমোদিত কার্যবিবরণী AGM এর একটি আইনি রেকর্ড হিসাবে কাজ করে এবং সভার সময় গৃহীত সিদ্ধান্তগুলির বিষয়ে কোনো বিতর্ক দেখা দিলে প্রমাণ হিসাবে ব্যবহৃত হতে পারে। কোম্পানি নিশ্চিত করে যে কার্যবিবরণী বাইরে প্রচার করা হয় না যদি না এতে ধারা ১১৮ অনুযায়ী প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে, যাতে কোনো জরিমানা এড়ানো যায়।