Section 7 of ITA, 2000 : સેક્શન 7: ઇલેક્ટ્રોનિક રેકોર્ડ્સનું સંરક્ષણ

The Information Technology Act 2000

Summary

આ વિભાગ એ સમજાવે છે કે જો કાયદો દસ્તાવેજો, રેકોર્ડ્સ અથવા માહિતીને કોઈ ચોક્કસ સમયગાળાની માટે જાળવવાનું કહે છે, તો તે ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં જાળવી શકાય છે, જો નીચેની શરતો પૂરી થાય: માહિતી ઍક્સેસ કરી શકાય તેવી અને ઉપયોગી સ્થિતિમાં હોવી જોઈએ, ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપ મૂળભૂત રીતે ઉત્પન્ન, મોકલવામાં અથવા પ્રાપ્ત કરવામાં આવેલ સ્વરૂપમાં જાળવવામાં આવવું જોઈએ, અને રેકોર્ડમાં મૂળ, ગંતવ્ય, તારીખ અને સમયની વિગતો હોવી જોઈએ. જો કોઈ બીજો કાયદો ઇલેક્ટ્રોનિક રેકોર્ડ્સ જાળવવાની સ્પષ્ટ વ્યવસ્થા કરે છે, તો આ વિભાગ લાગુ નથી.

JavaScript did not load properly

Some content might be missing or broken. Please try disabling content blockers or use a different browser like Chrome, Safari or Firefox.

Explanation using Example

આપણે કલ્પિત દ્રષ્ટાંત વિચારીએ કે જાણવું કે માહિતી પ્રૌદ્યોગિકી અધિનિયમ, 2000 ની કલમ 7 નો ઉપયોગ કેવી રીતે થાય છે. કંપની 'XYZ કોર્પ.' ને કાયદા મુજબ તેની તમામ નાણાકીય રેકોર્ડ્સ 7 વર્ષ સુધી જાળવવાની જરૂરિયાત છે. પરંપરાગત રીતે, આ રેકોર્ડ્સ કાગળ પર જાળવવામાં આવતી. જો કે, ટેકનોલોજીના વિકાસ સાથે, 'XYZ કોર્પ.' કાગળ વિના જવાનું નક્કી કર્યું અને આ રેકોર્ડ્સને ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં જાળવવાનું શરૂ કર્યું.

ક્લોઝ 7 મુજબ, આ સંપૂર્ણપણે કાનૂની છે અને રેકોર્ડ્સ જાળવણીની કાનૂની જરૂરિયાતને સંતોષે છે, જો કે:

  • નાણાકીય વ્યવહારોના ઇલેક્ટ્રોનિક રેકોર્ડ્સ ઍક્સેસ કરી શકાય તેવી સ્થિતિમાં છે અને ભવિષ્યના સંદર્ભ માટે ઉપયોગી છે (ઉદાહરણ તરીકે, નાણાકીય ઓડિટ દરમિયાન).
  • ઇલેક્ટ્રોનિક રેકોર્ડ્સ તેને મૂળભૂત રીતે ઉત્પન્ન, મોકલવામાં અથવા પ્રાપ્ત કરવામાં આવેલ સ્વરૂપમાં જાળવવામાં આવે છે (ઉદાહરણ તરીકે, જો રેકોર્ડ્સ મૂળભૂત રીતે એક્સેલ ફાઇલો તરીકે બનાવવામાં આવી હતી, તો તેવા સ્વરૂપમાં જાળવવામાં આવે અથવા તે સ્વરૂપમાં જાળવવામાં આવે છે જે મૂળભૂત માહિતીને ચોક્કસપણે દર્શાવે છે).
  • ઇલેક્ટ્રોનિક રેકોર્ડ્સમાં તે વિગતો હોય છે જે તેના મૂળ, ગંતવ્ય, મોકલવાની તારીખ અને સમયની ઓળખને સુવિધા આપે છે (ઉદાહરણ તરીકે, રેકોર્ડ્સ બતાવે છે કે નાણાકીય રેકોર્ડ કયા વિભાગમાંથી ઉત્પન્ન થયો, તે કોને મોકલવામાં આવ્યો અને ક્યારે).

નોંધ કે, આ કાયદો લાગુ નથી જો કોઈ બીજો કાયદો સ્પષ્ટપણે દસ્તાવેજો, રેકોર્ડ્સ અથવા માહિતી ઇલેક્ટ્રોનિક રેકોર્ડ્સના સ્વરૂપમાં જાળવવાની વ્યવસ્થા કરે છે.