Section 7 of ITA, 2000 : ধারা ৭: ইলেকট্রনিক নথি সংরক্ষণ

Summary

এই ধারা নির্দেশ দেয় যে যদি কোনো আইন নির্দিষ্ট সময়ের জন্য নথি, রেকর্ড বা তথ্য সংরক্ষণের জন্য নির্দেশ দেয়, তাহলে সেগুলি ইলেকট্রনিক আকারে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। তবে, এটি নিশ্চিত করতে হবে যে তথ্যটি অ্যাক্সেসযোগ্য এবং ব্যবহারযোগ্য থাকে, মূল ফরম্যাটে সংরক্ষিত হয় এবং উৎস, গন্তব্য, প্রেরণের বা গ্রহণের তারিখ ও সময়ের বিবরণ ধারণ করে। যদি কোনো আইন স্পষ্টভাবে ইলেকট্রনিক রেকর্ড আকারে সংরক্ষণের জন্য নির্দেশ দেয়, তাহলে এই ধারা প্রযোজ্য নয়।

Explanation using Example

ধারা ৭ এর প্রয়োগ বোঝার জন্য একটি কাল্পনিক দৃশ্য বিবেচনা করুন। একটি কোম্পানি 'XYZ Corp.' কে আইন দ্বারা তার সমস্ত আর্থিক রেকর্ড ৭ বছরের জন্য সংরক্ষণ করতে বলা হয়েছে। প্রচলিতভাবে, এই রেকর্ডগুলি কাগজের আকারে সংরক্ষিত ছিল। তবে, প্রযুক্তির উন্নতির সাথে, 'XYZ Corp.' কাগজবিহীন হতে সিদ্ধান্ত নেয় এবং এই রেকর্ডগুলি ইলেকট্রনিক আকারে সংরক্ষণ শুরু করে।

ধারা ৭ অনুযায়ী, এটি সম্পূর্ণ বৈধ এবং রেকর্ড সংরক্ষণের আইনি প্রয়োজনীয়তাকে পূরণ করে, যদি:

• আর্থিক লেনদেনের ইলেকট্রনিক রেকর্ডগুলি ভবিষ্যত রেফারেন্সের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য এবং ব্যবহারযোগ্য থাকে (যেমন, একটি আর্থিক অডিটের সময়)।
• ইলেকট্রনিক রেকর্ডগুলি সেই ফরম্যাটে সংরক্ষিত হয় যেখানে এটি মূলত তৈরি, প্রেরিত বা গ্রহণ করা হয়েছিল (যেমন, যদি রেকর্ডগুলি মূলত এক্সেল ফাইলে তৈরি হয়, তাহলে সেগুলি এমন ফরম্যাটে সংরক্ষণ করা উচিত যা মূল তথ্যকে সঠিকভাবে উপস্থাপন করে)।
• ইলেকট্রনিক রেকর্ডগুলি তাদের উৎস, গন্তব্য, প্রেরণের বা গ্রহণের তারিখ ও সময় শনাক্তকরণের জন্য সহায়ক বিবরণ ধারণ করে (যেমন, রেকর্ডগুলি দেখায় কোন বিভাগ থেকে আর্থিক রেকর্ডের উৎপত্তি, কাকে এটি প্রেরিত হয়েছে এবং কখন)।

লক্ষ্য করুন, যদি কোনো আইন স্পষ্টভাবে নথি, রেকর্ড বা তথ্য ইলেকট্রনিক রেকর্ড আকারে সংরক্ষণের জন্য নির্দেশ দেয়, তাহলে এই আইন প্রযোজ্য নয়।